Zeitraum & Projektaufwand
2. Halbjahr 2018
Beratertage 20
Projektteam / Rolle
Projektteam Berater: ein Seniorberater
Projektteam Kunde: Leiter Liquidität Konzern, Buchhaltungsteam, IT
Weitere Spezialisten: Externer IT Berater mit SAP Schwerpunkt
Aufgabenstellung & Zielsetzungen
Im Zuge einer konzernweiten Systemumstellung sollte eine Rechnungseingangsautomatisierung für die Kreditorenbuchhaltung durch eine neue Software vorgenommen werden. Das erklärte Ziel war es, die manuelle Bearbeitung sämtlicher eingehender Lieferantenrechnungen auf eine konsequent elektronische Bearbeitung im ERP System (Litreca/SAP) umzustellen.
Vorgehensweise
- RfPs & Informationsveranstaltungen im Vorfeld
- Vorbereitung und Strukturierung durch Aufstellen eines Projektplans mit Zuständigkeiten
- Austausch und „Gewinnung“ anderer beeinflusster Unternehmensbereiche
- Strategische Koordination durch Berater, Umsetzung durch internes und externes Projektteam
- Durchführung von Workshops für die internen Mitarbeiter vor und nach der Implementierung
- Go Live des neuen Systems
Herausforderungen
Die zu beobachtenden Vorbehalte der jeweiligen involvierten Abteilungsmitarbeiter waren unerwartet hoch. Die Mitarbeiter wurden durch intensive Kommunikation im Vorfeld, aber auch durch die gezielte Übertragung von Verantwortung an einzelne Mitarbeiter schnell für das Projekt gewonnen. Unterstützt wurde dies dadurch, dass auch der individuelle Erfolg der beteiligten Mitarbeiter hervorgehoben wurde.
Ergebnisse und Klientennutzen
Durch die Reduzierung von Bearbeitungszeiten innerhalb der Kreditorenbuchhaltung konnten Kosten und Fehleranfälligkeit gesenkt und gleichzeitig die Liquiditätsplanung optimiert werden. Durch die schnellere Bearbeitung der Rechnungen konnten diese innerhalb der Cashflow Forecasts schneller und zielführender berücksichtigt werden. Bei der Umsetzung des Projekts war es wichtig, Systembrüche weitestgehend zu verhindern. Der neu geschaffene Prozess ist heute ein wesentlicher Baustein, um das Working Capital des Konzerns zu optimieren. Zudem setzte die Automatisierung der Prozesse Personalressourcen frei, die in andere Tätigkeiten investiert werden
